Naar de LOPAI homepage

Over LOPAI

...   home  ...  archief  ...  nieuwsbericht  ... 

25 januari 2012

Jaarverslag Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant en Limburg 2009-2010

De provincies Noord-Brabant en Limburg beschikken sinds 2009 gezamenlijk over één archiefinspectie. Daarom is gekozen voor een gecombineerd jaarverslag over de periode 2009-2010.

Omdat door de voortdurend verdergaande digitalisering van de administratie er steeds meer verantwoordingsinformatie enkel in digitale vorm wordt opgemaakt en dus ook digitaal gearchiveerd dient te worden wordt dit jaarverslag gepresenteerd in een nieuwe vorm: een digitale kaart, opgebouwd uit een zevental lagen, die u via onderstaande link kunt raadplegen.

Deze kaart en alle informatie waar ze op gebaseerd is, bestaan enkel digitaal. Daarmee is de provinciale archiefinspectie van de Noord-Brabant en Limburg de eerste inspectie die geen analoog jaarverslag meer uitbrengt.

Toezicht op de archiefzorg bij de lokale overheden

In de verslagperiode zijn 90 inspectie- en werkbezoeken gebracht aan lokale overheden en politie, waarvan 50 in Noord-Brabant en 40 in Limburg. De problematiek rond de digitale informatievoorziening was tijdens deze verslagperiode weer een prominent aandachtspunt. Een groeiend aantal organisaties overweegt om de informatiestromen volledig te digitaliseren, met de intentie om op termijn de digitale dienstverlening via een e-loket in te kunnen zetten.Vrijwel alle geïnspecteerde overheden blijken echter nog onvoldoende in staat om te zorgen voor een adequate archivering van digitale documenten en databestanden. Een gebrek aan expertise is hier mede de oorzaak van, daarnaast is er vaak bij het management en het bestuur onvoldoende besef van het belang van goede archivering voor de bedrijfsvoering. In dat kader blijft het van belang dat vanuit het toezicht naast het geven van voorlichting in deze, ook nadrukkelijk gewezen wordt op de mogelijke risico’s voor de kwaliteit van de bedrijfsvoering als gevolg van onvoldoende aandacht voor de inrichting van het digitale proces.

Toezicht op het archiefbeheer bij de provincies

In beide provincies heeft de archiefinspectie de afgelopen jaren regelmatig met betrokken partijen overleg gevoerd over de ingebruikname van een nieuw document management systeem. Verder heeft de archiefinspectie in de verslagperiode onder andere onderzocht welke gevolgen nieuwe wetten zoals de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, de Wet ruimtelijke ordening en de Waterwet hebben op het archiefbeheer. Daarbij heeft de inspectie ook gekeken naar de wijze waarop hier in beide provincies op is ingespeeld. Ook voor de provincies geldt dat het beheer van digitale archieven continu aandacht behoeft.

archief

Overzicht ...
home archief over lopai thema's wet- en regelgeving zoek contact sitemap